Ou comment intégrer les nouveaux collaborateurs de manière virtuelle afin qu’ils deviennent rapidement opérationnels dans les équipes qu’ils vont rejoindre?
Cela fait un an que la pandémie de covid disrupte le monde des entreprises et impose le télétravail comme mode de fonctionnement majoritaire. Si certaines activités s’adaptent facilement en virtuel, d’autres restent délicates à traduire. C’est notamment le cas de l’onboarding des nouveaux collaborateurs : comment les intégrer de manière virtuelle afin qu’ils deviennent rapidement opérationnels dans les équipes qu’ils vont rejoindre ?
L’onboarding est une étape clé du processus de recrutement qui permet de faciliter l’arrivée d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise. Il s’agit de toute une série d’actions qui ont pour but d’accompagner le nouvel employé à débuter son poste sereinement en créant rapidement des liens avec les membres de l’équipe et en se familiarisant au nouvel environnement de travail.
Un processus d'onboarding bien défini (et exécuté) offre des avantages considérables aux nouveaux employés et aux organisations. Dire que la pandémie a compliqué l'intégration des employés n’est pas suffisant: dans la réalité, ce processus est plus difficile que jamais à mettre en œuvre avec succès.
Les enjeux de l’onboarding
La gestion des talents est une grosse préoccupation pour bon nombre de PDG. Pourtant, si la sélection du candidat idéal prend du temps, les entreprises en passent moins pour l’intégration effective. La fidélisation des collaborateurs ne doit pas être oubliée dans le processus global de recrutement car elle permet de réduire le taux de rotation des employés et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
Réfléchir en amont à un bon processus d'onboarding est extrêmement profitable à une entreprise dans la mesure où cela contribue à :
- Raccourcir la courbe d’apprentissage : avoir le laps de temps le plus court possible avant que les salariés soient pleinement efficaces dans leur nouvelle entreprise.
- Améliorer la satisfaction et la rétention au travail : éviter à l’entreprise de perdre les arrivants durant la période d’essai et les garder ensuite le plus longtemps possible.
- Booster la productivité et donc les rendements de l’entreprise (à travers les réductions en temps, en énergie, en argent nécessaires pour embaucher et embarquer un nouvel employé).
Les organisations qui disposent d'un bon processus d'intégration standardisé enregistrent une augmentation de 62 %* de la productivité des nouveaux arrivants et de 50 % (1) de la rétention des nouveaux arrivants. Celles qui investissent du temps et des efforts dans leurs nouveaux employés en récoltent les bénéfices. Si vous voulez être un employeur de choix pour les meilleurs talents, assurez-vous que les besoins organisationnels, techniques et sociaux des nouveaux employés sont bien satisfaits.
*Source: Carucci, R. (2019, 15 janvier). To Retain New Hires, Spend More Time Onboarding Them. Consulté le 3 décembre 2020, à l’adresse https://hbr.org/2018/12/to-retain-new-hires-spend-more-time-onboarding-them
Que mettre en place concrètement?
Voici un plan d’action simple que vous pouvez appliquer au sein de votre entreprise afin d’améliorer vos processus d’onboarding en période de covid.
1. Faites le point
Covid ou non, il est important de faire un récapitulatif de la situation. Votre entreprise a-t-elle déjà une stratégie d’onboarding bien définie?
Pour cela, vous pouvez utiliser une matrice d’engagement pour mesurer et évaluer l'efficacité des processus d’onboarding de votre entreprise.
Les colonnes vous aident à évaluer le degré d’engagement de votre organisation. Il y a trois niveaux: l'orientation de base (activités indispensables et basiques, comme l’inscription des nouveaux employés et l’explication des rôles et de la structure organisationnelle), l'assimilation active (faire de modestes efforts pour aider les gens à comprendre la culture organisationnelle et la politique) et l'intégration accélérée (investir des ressources pour mettre les gens au courant rapidement).
Les lignes portent sur trois dimensions clés pour une approche intégrée : onboarding organisationnel (les informations dont les employés ont besoin pour fonctionner au quotidien), onboarding social (construire un sentiment de communauté) et onboarding technique (qualité de travail attendue et spécificités techniques, outils de votre entreprise).
Dans chaque case, marquez ou notez les éléments qui font partie de votre processus d'onboarding.
N'hésitez pas à télécharger le template de la matrice d'engagement ci-dessous:
*Outil inspiré de cet article: Byford, M., D. Watkins, M., & Triantogiannis, L. (2018, 1 août). New Leaders Need More Than Onboarding. Consulté le 3 décembre 2020, à l’adresse https://hbr.org/2017/05/onboarding-isnt-enough
2. Analysez vos processus et vos besoins
Si vous n'avez pas ou peu de notes sur l'ensemble de votre matrice d’engagement, votre organisation manque clairement d’une stratégie d’onboarding et pratique une politique de “swim or sink” (littéralement; nager ou couler). Il est temps d’étoffer vos processus d’onboarding! Posez-vous ces quelques questions:
- Quand l'onboarding commencera-t-il ?
- Combien de temps durera-t-il ?
- Quelle impression voulez-vous donner aux nouveaux employés à la fin de la première journée ?
- Que doivent savoir les nouveaux employés au sujet de la culture et de l'environnement de travail ?
- Quel rôle les RH joueront-elles dans le processus d'intégration ? Qu'en est-il des cadres directs ? Les collègues de travail ?
- Quels types d'objectifs voulez-vous fixer aux nouveaux employés ?
- Comment allez-vous recueillir des informations en retour sur le programme et mesurer son succès ?
Si vous avez déjà des processus bien établis, il est intéressant de comparer ce qui était fait en présentiel et ce qui est fait actuellement en virtuel: n'hésitez pas à réaliser deux fois la matrice pour chaque situation. Les processus sont-ils simplement digitalisés ou sont-ils supprimés? De nouveaux processus ont-ils fait leur apparition?
Maintenant que vous connaissez l’étendue de vos processus, que manque-t-il? Cherchez à remplir les cases de votre matrice d’engagement. Quels sont les besoins de vos nouveaux employés? Pour cela, questionnez les. Il est fondamental de récolter leurs impressions dans une logique bottom-up, c’est-à-dire une approche collaborative où l’on sollicite l’expérience et la perception de l’échelon le plus bas au sens hiérarchique ou le plus « terrain » au sens opérationnel. Ainsi, le processus participatif se déroule jusqu’à ce que la réflexion, progressivement enrichie, parvienne au plus haut niveau décisionnaire.
3. Sélectionnez de nouvelles activités
Vous avez maintenant une vue d’ensemble des actions entreprises et des besoins non-adressés de vos employés. Il est temps de redéfinir votre stratégie d’onboarding et d’ajouter de nouveaux processus. Pour cela, vous pouvez réaliser une session de brainstorming, et classer vos idées en fonction de l’impact qu’elles vont générer et de leur difficulté d’implémentation. Voici quelques points pour orienter votre réflexion:
Communication
Un des challenges du télétravail est le changement de moyens de communication: il faut trouver de nouveaux outils adéquats pour la communication interne, et des activités pour remplacer la communication informelle sur le lieu de travail.
- Slack, WhatsApp, Zoom, Mural, etc. Découvrez d’autres outils collaboratifs et de communication interne sur notre boîte à outils.
- Lignes directrices claires: vos employés doivent être au courant de comment fonctionne votre entreprise. Pensez à des solutions plus interactives qu’un rapport ou un énième mail à lire: vidéo youtube, Notion (application de knowledge management), Drive, etc.
- Mécanisme de feedbacks: prévoir des séances de feedbacks régulières (à intégrer dans votre planning).
- Chatbot: Réponses aux questions plus “organisationnelles” que se posent toute nouvelle recrue. Le chatbot les orienterait, par exemple, vers la personne la plus compétente pour répondre à leurs interrogations. Il s'agirait d'une sorte de FAQ interactive.
Vie privée et vie professionnelle
Travailler chez soi entraîne bien souvent une sur-connexion. A quel moment ouvrir son ordinateur et à quel moment le fermer ? Le travailleur est souvent poussé à poursuivre le travail au-delà de son horaire inscrit dans son contrat et la frontière entre leur vie professionnelle et leur vie privée se brouille.
Des conseils pour télétravailler efficacement sans risquer le burn-out seraient extrêmement utiles pour les nouvelles recrues qui doivent trouver leur rythme, ainsi que pour les employés de longue date.
- Établir et communiquer clairement des principes directeurs sur le droit à la déconnexion: fixer des horaires clairs de réunions, limiter l'utilisation de la messagerie professionnelle à un horaire (ex : 8-18) sont des conditions sine qua non pour permettre une déconnexion cérébrale du travailleur dans son temps libre.
- Workshops/Formations sur le droit à la déconnexion et le télétravail: cette solution qui favorise le bien-être des collaborateurs s’inscrit dans une perspective d'intégration à long terme. Ce type de workshop doit être intégré dans le processus d’onboarding (et ne doit pas être facultatif).
- Prêt de mobilier: Si l’employé n’a pas un bon cadre de travail chez lui, on peut également penser à la mise en place d’un système de prêt d’écrans, chaises, tables, etc. qui viennent des locaux inutilisés.
Esprit d’équipe
L'esprit d'équipe au sein d'une entreprise peut être comparé à un moteur d'un véhicule. Sans batterie et/ou essence, il n'avancera pas. Il est donc primordial de créer, de développer et d'améliorer l'esprit d'équipe au sein de votre entreprise.
- Activités récréatives pour favoriser les liens entre employés et la communication informelle: organisation d’événements virtuels (Among Us, FIFA, Warzone, Belotte, Monopoly…) auxquels les membres de l’entreprise peuvent participer librement. Prévoir éventuellement des prix ou un “hall of fame”, un leader board (points, classement) pour motiver les participants, ce qui résultera en une augmentation de l’esprit d’équipe et/ou de compétition par des mécanismes de gamification et d’engagements des collaborateurs.
- Petits-déjeuner virtuel: Ces réunions permettront de mieux encadrer les projets et de mieux planifier le travail de groupe et/ou individuel. Des réunions hebdomadaires à un jour fixe créeront une routine qui est importante pour obtenir une meilleure productivité. De plus, le côté informel d'un petit déjeuner permettra à l'équipe de construire des liens.
- Programme de mentoring ou de “e-buddies”
- Mapping social: Approche active du nouvel employé pour établir des liens sociaux avec d'autres employés, de hiérarchies différentes. Les nouveaux embauchés identifient 7 à 10 personnes - supérieurs, pairs, subordonnés directs et clients internes et externes - dont ils contribueront à la réussite ou qui contribueront à leur réussite. Le nouvel embauché doit ensuite élaborer des plans pour établir des liens avec chaque partie prenante, en tête à tête, au cours de sa première année. Il peut s'agir d'un bref appel autour d'un café symbolique ou d'un déjeuner virtuel - une occasion d'apprendre et de demander des conseils.
4. Mobilisez vos employés
Pour implémenter de nouveaux processus pertinents, nous vous encourageons de nouveau à fonctionner dans une logique bottom-up pour favoriser l'engagement de vos collaborateurs et s'assurer que les activités proposées auront un impact positif dans le processus d'onboarding. Il s'agira par exemple de faire un sondage parmi les employés et les managers, et d’intégrer également un feedback ponctuel dans le processus d’onboarding.
Conclusion
Même si cette situation exceptionnelle ne va pas durer éternellement, les nouvelles activités et actions spécifiques mises en place représentent une réelle valeur ajoutée. Toute entreprise se doit d'avoir une politique d'onboarding en constante amélioration et évolution. Une pandémie est un risque à considérer dans cette politique: la qualité de l’onboarding ne doit pas souffrir des évènements externes.
Pour toute question supplémentaire, HEC Advisory se fera un plaisir de vous répondre. Nous sommes également à votre disposition pour vous aider et vous accompagner dans tous vos défis opérationnels.
Sources
Kuepers, J. (2020, 15 décembre). The Impact of COVID on Employee Onboarding. Consulté le 1 février 2021, à l’adresse https://www.clickboarding.com/impact-of-covid-on-employee-onboarding/
Maurer, R. (2019, 16 août). Onboarding Key to Retaining, Engaging Talent. Consulté le 1 février 2021, à l’adresse https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/onboarding-key-retaining-engaging-talent.aspx
University of Pittsburgh. (s. d.). COVID-19 Pandemic : Onboarding and Managing New Hires Remotely. Consulté le 1 février 2021, à l’adresse https://www.hr.pitt.edu/news/covid-19-pandemic-onboarding-and-managing-new-hires-remotely
Marie Stevens - Responsable Qualité interne
Février 2021
Photo by Joshua Hoehne on Unsplash